Noi modificări aduse Codului Muncii

Alertă legislativă

Legal alert

Noi modificări aduse Codului Muncii New amendments to the Labor Code
   
Legea nr. 213/2020 pentru modificarea și completarea Legii nr. 53/2003 – Codul muncii a fost publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 893 din data de 30 septembrie 2020, intrând în vigoare începând cu 03 octombrie 2020. Law no. 213/2020 amending and supplementing the Law no. 53/2003 – the Labor Code was published in the Romanian Official Gazette, First Part, no. 893 as of 30 September 2020 and entered into force on 03 October 2020.
Noua reglementare aduce o serie de modificări și completări Codului muncii, fiind vizate următoarele patru aspecte majore: The new enactment brings a series of amendments and supplementations to the Labor Code, the following 4 major issues being in scope:
1. Asistarea pe parcursul negocierii, încheierii sau modificării contractului individual de muncă ori pe durata concilierii unui conflict individual de muncă 1. Providing assistance during the negotiations, execution or amending of the individual employment agreement or during the conciliation of an individual labor dispute
Completările aduse prevăd în mod expres că, la negocierea, încheierea sau modificarea contractului individual de muncă ori pe durata concilierii unui conflict individual de muncă, oricare dintre părți poate fi asistată de către un consultant extern specializat în legislația muncii sau de către un reprezentant al sindicatului al cărui membru este, conform propriei opțiuni.
În acest context, se stabilește și că, în privința informațiilor furnizate, prealabil încheierii contractului individual de muncă sau pe parcursul executării acestuia, inclusiv pe durata concilierii, între părți poate interveni un contract de confidențialitate.
Spre deosebire de vechea reglementare, noile modificări specifică cine poate asista părțile în situațiile indicate și extind posibilitatea încheierii unui acord de confidențialitate și pe durata executării contractului de muncă (ori a procedurii de conciliere).
The supplemental provisions are expressly stating that, during the negotiations, execution or amending of the individual employment agreement or during the conciliation of an individual labor dispute, any party is entitled to be assisted by an external consultant which is specialized in labor law or by a representative of the trade union to which it is a member, according to its options.
In this respect, it is also established that, regarding the information provided, before execution of the individual employment agreement or during its execution, including during the conciliation, a confidentiality agreement may be agreed between the parties.
As opposed to the prior legal provisions, the new enactments are specifically providing who is entitled to assisting the parties during the defined cases and are also extending the possibility to entering into a confidentiality agreement also during the execution of the employment agreement (or during conciliation).
2. Activitatea de resurse umane și salarizare 2. Human resources and payroll activity
Cu caracter de noutate în Codul muncii, noile prevederi introduc dreptul fiecărui angajator de a-și organiza activitatea de resurse umane și salarizare în următoarele moduri:

  • prin asumarea de către angajator a atribuțiilor specifice;
  • prin desemnarea unuia sau mai multor angajați cărora să le repartizeze, prin fișa postului, atribuții privind activitatea de resurse umane și salarizare;
  • prin contractarea unor servicii externe specializate în resurse umane și salarizare (acestea vor fi coordonate de către un expert în legislația muncii).
As a novelty for the Labor Code, the new legal provisions are stating that each employer has the right to organizing its human resources and payroll activity in the following manner:

  • by assuming the specific responsibilities by the employer;
  • by appointing one or several employees which are granted, via the job description, responsibilities regarding the human resources and payroll activity;
  • by contracting external services which are specialized in human resources and payroll activity (such services will be coordinated by an expert in labor law).
Aspecte practice Practical implications

În mod practic, acest drept al angajatorului poate fi considerat, de fapt, obligația de a se asigura că activitatea de resurse umane este organizată în una din cele 3 alternative posibile, limitând, într-o anumită măsură, posibilitatea de a apela și la alte eventuale moduri de organizare pe care le-ar putea lua în considerare.
În acest context, noile dispoziții legale ar implica o evaluare internă, la nivelul angajatorilor, a modalității în care activitatea specifică de resurse umane este organizată, pentru a se asigura că cerințele Codului muncii sunt adresate în mod corespunzător.
La o primă vedere, câteva aspecte pot fi luate în calcul:

      • asumarea activității de către angajator ar presupune desfășurarea activității de resurse umane în mod direct de către conducerea angajatorului. În caz contrar (când persoane care nu sunt în conducere au astfel de atribuții), ar trebui desemnați în mod formal angajații cu atribuții de resurse umane și salarizare (în măsura în care aceste chestiuni nu au fost deja reglementate prin contractul de muncă și fișa postului);
      • la nivelul grupurilor de companii, ar trebui analizat dacă mai este fezabilă prestarea activității de resurse umane și salarizare de către entități din grup, ca servicii integrate, având în vedere că serviciile externe contractate trebuie să fie servicii specializate în resurse umane și salarizare.

În măsura în care se va dori menținerea unei astfel de abordări, entitatea care oferă servicii de resurse umane către afiliații acesteia va trebui să se asigure că îndeplinește condițiie legale prevăzute de Codul muncii.

Ca un comentariu separat, din redactarea textului legal nu reiese în mod clar dacă, în situația contractării serviciilor externe specializate în resurse umane şi salarizare, este necesar ca expertul în legislaţia muncii ce coordonează această activitate să fie angajat în mod direct de către angajatorul care apelează la această alternativă sau acesta trebuie să fie efectiv angajat al prestatorului de servicii (coordonând activitatea prestatorului, în general). Așadar, ramâne de clarificat dacă soluția contractării unui astfel de serviciu prezintă, într-adevăr, avantajul externalizării în întregime a activității de resurse umane ori angajatorii vor trebui, totuși, să se asigure că în cadrul acestora există cel puțin un expert în legislaţia muncii (chiar ca poziție distinctă în organigramă).

In practice, such a right for the employer could be actually considered as a duty to ensure that the human resources and payroll activity is organized in one of the 3 available alternatives, thus limiting, to a certain degree, the option to consider other possible manners for organizing the said activity and which could be taken into account.
In this context, the new legal provisions should imply an internal evaluation, at the employer level, of the manner in which the specific human resources activity is performed, in order to ensure that the requirements of the Labor Code are properly addressed.
Giving a first look, several aspects may be relevant:

  • assuming the specific responsibilities by the employer would imply that the human resources activity is directly performed by the employer’s management. On the contrary (when individuals which are not part of the management have such responsibilities), employees having responsibilities regarding the human resources and payroll activity should be formally appointed (to the extent that such appointment have not already been agreed under the employment agreement and the job description);
  • in case of group of companies, it should be assessed whether it is further feasible that group entities could still be providing human resources and payroll services, as integrated services, taking into account that external services which are contracted should be specialized services for human resources and payroll.

To the extent that such an approach is intended to be maintained, the entity providing human resources to its affiliates should ensure itself meeting the legal requirements provided by the Labor Code.

As a separate note, the wording of the legal provision does not clearly state whether, in case of contracting external services for human resources and payroll, it is required for the expert in labor law which is coordinating such an activity to be directly employed by the respective employer or such an expert should be effectively employed by the services provided (generally coordinating the provider’s activity). Therefore, is should be further clarified if the alternative of contracting such services is indeed implying the advantage of entirely externalizing the human resources activity or if the employers will actually have to ensure that they employ at least an expert in labor law (even as a distinct role within the organizational chart).

3. Concilierea în cadrul conflictelor individuale de muncă 3. Conciliation regarding individual labor disputes
În privința soluționării conflictelor de muncă, noile modificări aduse Codului muncii prevăd că, în vederea promovării soluționării amiabile și cu celeritate a conflictelor individuale de muncă, la încheierea contractului individual de muncă sau pe parcursul executării acestuia, părțile pot cuprinde în contract o clauză prin care stabilesc că orice conflict individual de muncă se soluționează pe cale amiabilă, prin procedura concilierii.
Această nouă alternativă este o derogare expresă de la dispozițiile art. 208 din Legea dialogului social nr. 62/2011, care stabilesc competența tribunalului ca primă instanță pentru soluționarea conflictelor individuale de muncă.
Concilierea este definită ca fiind modalitatea de soluționare amiabilă a conflictelor individuale de muncă, cu ajutorul unui consultant extern specializat în legislația muncii, în condiții de neutralitate, imparțialitate, confidențialitate și având liberul consimțământ al părților.
Cât privește consultantul extern specializat în legislația muncii (ce poate fi ales în mod liber de către părți), acesta poate fi un avocat, un expert în legislația muncii sau, după caz, un mediator specializat în legislația muncii, care, prin rolul său activ, va stărui ca părțile să acționeze responsabil pentru stingerea conflictului, cu respectarea drepturilor salariaților recunoscute de lege sau stabilite prin contractele de muncă. Onorariul consultantului extern va fi suportat de către părți, conform înțelegerii acestora.
Reglementările legale prevăd și o serie de reguli privind procedura concilierii, astfel:
With respect to the conciliation of individual labor disputes, the new amendments brought to the Labor Code are providing that, in order to having an amicable and rapid solution for individual labor disputes, at the signing of the individual employment agreements or during its execution, the parties may include a clause stating that any individual labor dispute is to be settled amicably, by means of conciliation.
Such new alternative represents an express exception from the provisions of article 208 of the Social dialogue Law no. 62/2011 which are stating that the court of law (tribunal) is entitled to resolve upon individual labor disputes, as the first court level.
Conciliation represents the amicable manner for the settlement of individual labor disputes, by means of involving an external consultant, which is specialized in labor law, with neutrality, impartially, confidentiality and based on the free consent of the parties.
With respect to said external consultant specialized in labor law (to be freely chosen by the parties), it may be an attorney-at-law, an expert in labor law or, if the case, a mediator specialized in labor law, whom, as part of its active role, will stand for the parties acting responsibly for settling the dispute, with the observance of the employee’s rights provided by the law or by the collective labor agreements. The payment for the consultant will be agreed upon by the parties, according to their agreement.
The legal provisions are also detailing a set of rules regarding the conciliation proceedings, as follows:
  • oricare dintre părți se poate adresa consultantului extern în vederea deschiderii procedurii de conciliere a conflictului individual de muncă; acesta va transmite celeilalte părți invitația scrisă, prin mijloacele de comunicare prevăzute în contractul individual de muncă;
  • any party is entitled to call the external consultant in order for the latter to initiate the proceedings of conciliation of the individual labor dispute; the consultant should provide the other party with the written invitation to conciliation, by the specific communication alternatives provided under the individual employment agreement;
  • data deschiderii procedurii de conciliere nu poate depăși 5 zile lucrătoare de la data comunicării invitației privind deschiderea procedurii de conciliere;
  • the date for initiation of the conciliation proceedings could not exceed 5 working days as of the invitation is provided;
  • în cazul în care, ca urmare a dezbaterilor, se ajunge la o soluție, consultantul extern va redacta un acord care va conține înțelegerea părților și modalitatea de stingere a conflictului; acordul va fi semnat de către părți și de către consultantul extern și va produce efecte de la data semnării sau de la data expres prevăzută în acesta;
  • to the extent that, following the debates, a settlement is reached, the external consultant should draft an agreement including the parties’ settlement and the manner for closing the conflict; the agreement should be signed by all parties and by the consultant and should produce effects as of the signing date or the date provided under the agreement;
  • procedura concilierii se închide prin întocmirea unui proces-verbal semnat de către părți și de către consultantul extern, în următoarele situații:
  • the conciliation proceedings are finalized by means of executing a minute signed by the parties and the external consultant, in the following cases:
      • prin încheierea unei înțelegeri între părți în urma soluționării conflictului;
      • prin constatarea de către consultantul extern a eșuării concilierii;
      • prin neprezentarea uneia dintre părți la data stabilită în invitația la conciliere.
      • a settlement is reached by the parties and the conflict is finalized;
      • the external consultant decides that the conciliation had no success;
      • one party is not present at the meeting, at the date provided in the invitation for conciliation.
  • în cazul în care părțile au încheiat numai o înțelegere parțială sau în măsura în care concilierea a eșuat ori una din părți nu s-a prezentat la data stabilită în invitație, orice parte se poate adresa instanței competente în vederea soluționării în totalitate a conflictului individual de muncă.
  • to the extent that the parties have only entered into a partial settlement or if the conciliation has failed or one party was not present at the meeting, at the date provided in the invitation for conciliation, any party is entitled to address the issue to a court of law in order to finally solve the individual labor dispute.
Important de subliniat este că termenul de contestare a conflictelor de muncă se suspendă pe durata concilierii.
Totodată, potrivit noilor modificări legale, Regulamentul intern al angajatorul va trebui să includă și dispoziții referitoare la procedura de soluționare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă (în plus față de procedura de soluţionare a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor).
It should be also underlined that the term for making a legal claim for the labor dispute is suspended during conciliation.
Moreover, according to the new legal provisions, employer’s Internal regulations should also include certain provisions regarding the procedure for the amicable settlement of individual labor disputes (in addition to the procedure for addressing individuals requests or claims made by the employees).
Aspecte practice Practical implications

Dispozițiile nou introduse privind concilierea pot ridica, cel puțin la o primă vedere, o serie de implicații practice dintre care ar fi util de menționat următoarele:

    • procedura concilierii poate funcționa doar dacă este prevăzută în contractul individual de muncă, ceea ce ar conduce la necesitatea de a agrea o astfel de clauză între părți. În măsura în care există un acord între angajat și angajator, posibilitatea recurgerii la conciliere s-ar putea agrea și formaliza în scris inclusiv în contextul apariției unui conflict.
    • la o primă vedere, pare că dispozițiile privind concilierea au în vedere apelarea la un singur consultant extern care să soluționeze conflictul de muncă. Ar putea apărea însă probleme practice în măsura în care părțile nu se înțeleg cu privire la persoana consultantului.
    • în afară de posibilitatea apelării la conciliere, ca modalitate de soluționare a unui conflict de muncă, ar fi util de clarificat dacă, principial, se pot agrea și anumite condiții de desemnare a unui consulant, pentru a facilita alegerea ulterioară a părților (cu respectarea principiului libertății de alegere a consultantului extern).

S-ar putea, totodată, aprecia că dispozițiile legale nu exclud, de plano, posibilitatea alegerii unui consultant de la momentul agreării clauzei privind concilierea (dacă există un acord în acest sens). Astfel, ar putea fi evitată situația în care, la apariția unui conflict de muncă, fiecare parte apelează la un consultant diferit în vederea concilierii, care va deschide procedura de conciliere.

    • ar mai fi util de luat în considerare că, odată agreată clauza privind concilierea, în măsura în care una din părți apelează în mod direct la instanța de judecată pentru soluționarea conflictului, cealaltă parte ar putea invoca existența clauzei pentru a obține respingerea acțiunii formulate.

Clauza privind concilierea dă naștere, așadar, unei etape prealabile inițierii unei acțiuni în instanță, oricare din părți putându-se adresa instanței doar (i) atunci când părţile au încheiat numai o înţelegere parţială ori (ii) când s-a constat, de către consultantul extern, eşuarea concilierii sau (iii) în situația neprezentării uneia dintre părţi la data stabilită în invitaţia la conciliere.

    • procedura concilierii reglementată de Codul muncii facilitează soluționarea amiabilă a oricărui conflict individual de muncă (în legătură cu orice aspecte care derivă din contractul individual de muncă), spre deosebire de legislația aplicabilă medierii care limitează posibilitatea soluționării unui conflict de muncă doar în privința acelor drepturi de care părțile pot dispune (ceea ce restrânge posibilitatea medierii doar la unele aspecte din raporturile de muncă).

The provisions regarding conciliation which are newly in force may have, at least at a first look, certain implications out of which the following could be relevant:

    • the conciliation proceedings could only work if it is agreed upon under the individual employment agreement, which implies the need for the parties to agree upon such a clause. If there is a consensus between the employer and the employee, conciliation could be agreed upon and formalized in writing even if a dispute has already arisen.
    • also, at a first look, it appears that the legal provision regarding conciliation are aimed to ensure that a single external consultant may be involved for the settlement of the labor dispute. Practical issues of concern may arise if the parties do fail to reach a consensus regarding the consultant.
    • in addition to conciliation, as an alternative to for the settlement of a legal dispute, it would be useful to clarify whether, as a matter of principle, the parties are entitled to agree upon certain conditions for the appointment of the consultant, thus facilitating their option at a later stage (bearing in mind the principle of the parties being free to choose the external consultant).

It might be also considered that the legal provisions do not exclude, de plano, the possibility for the parties to opt for a consultant as of the moment when they do agree upon the conciliation related clause (if a mutual agreement is reached). In such a case, it could be avoided that the parties do opt for a different consultant for conciliation, when a labor dispute arises.

    • It might be also relevant to note that, once the conciliation related clause is agreed upon, if one party is directly addressing the labor dispute to a court of law, the other party could argue that the conciliation clause is actually an argument for the claim being rejected.

Thus, the conciliation clause do imply a preliminary step towards making a legal claim in front of a court of law, any party being entitled to address to such a court of law only (i) if the parties have only reached a partial settlement or (ii) when the external consultant decided that the conciliation has failed or (iii) if one party is not present at the meeting, at the date provided in the invitation for conciliation.

    • the conciliation procedure provided by the Labor code is aimed to facilitate the amicable settlement of any individual labor dispute (with respect to any issue deriving from the individual employment agreement), as opposed to the mediation law which is limiting the options for the settlement of an individual labor dispute only to those rights which could be settled upon by the parties (which is restricting the alternative for mediation only to certain labor related issues).
4. Procedura cercetării disciplinare 4. Disciplinary inquiry procedure
În privința procedurii cercetării disciplinare, completările aduse Codului muncii prevăd că, pentru efectuarea cercetării disciplinare, angajatorul va desemna o persoană sau va stabili o comisie, ori va apela la serviciile unui consultant extern specializat în legislația muncii, pe care o/ îl va împuternici în acest sens.
Între altele, se mai precizează și că, în cursul cercetării disciplinare prealabile, salariatul are dreptul să fie asistat, la cerere, de către un consultant extern specializat în legislația muncii sau de către un reprezentant al sindicatului al cărui membru este.
Conform noilor modificări, Codul muncii oferă în mod expres posibilitatea:

    • implicării unui consultant extern specializat în legislația muncii care să efectueze cercetarea disciplinară; și
    • apelării, de către angajat, la asistență nu doar din partea unui avocat sau membru al sindicatului în cursul cercetării disciplinare (cum era în vechea reglementare).
With respect to the disciplinary inquiry procedure, the amendments brought to the Labor code are providing that, for the scope of the disciplinary inquiry, the employer should appoint an individual or a body (commission) or should contract an external consultant which is specialized in labor law, and empower such individual/ body/ consultant in this respect.
Inter alia, it is also established that, during the disciplinary inquiry, the employee is entitled to be assisted, upon request, by an external consultant which is specialized in labor law or by a representative of the trade union.

  • Following the new legal amendments, the Labor code is expressly granting the option:for an external consultant which is specialized in labor law to be involved in the disciplinary inquiry; and
  • for the employee to be assisted not only by an attorney-at-law or by a representative of the trade union during the disciplinary inquiry (as this was provided by the prior legal provisions).
descarca versiunea completa in limba romana (.pdf) download full english version (.pdf)
Informațiile furnizate în acest document sunt generale și nu reprezintă consultanță juridică în analizarea și soluționarea unei probleme juridice specifice. Dacă aveți întrebări cu privire la o anumită situație, adresați-le la: The information provided herein presents general information and should not be relied on as legal advice when analyzing and resolving a specific legal issue. If you have specific questions regarding a particular fact situation, please address your queries to:
Voicu & Filipescu SCA,
office@vf.ro
Tel. (+4) 021 314 02 00