Noi modificări aduse Codului Muncii

Alertă legislativă

Legal alert

• prin asumarea de către angajator a atribuțiilor specifice;
• prin desemnarea unuia sau mai multor angajați cărora să le repartizeze, prin fișa postului, atribuții privind activitatea de resurse umane și salarizare;
• prin contractarea unor servicii externe specializate în resurse umane și salarizare (acestea vor fi coordonate de către un expert în legislația muncii).

• by assuming the specific responsibilities by the employer;
• by appointing one or several employees which are granted, via the job description, responsibilities regarding the human resources and payroll activity;
• by contracting external services which are specialized in human resources and payroll activity (such services will be coordinated by an expert in labor law).

În mod practic, acest drept al angajatorului poate fi considerat, de fapt, obligația de a se asigura că activitatea de resurse umane este organizată în una din cele 3 alternative posibile, limitând, într-o anumită măsură, posibilitatea de a apela și la alte eventuale moduri de organizare pe care le-ar putea lua în considerare.
În acest context, noile dispoziții legale ar implica o evaluare internă, la nivelul angajatorilor, a modalității în care activitatea specifică de resurse umane este organizată, pentru a se asigura că cerințele Codului muncii sunt adresate în mod corespunzător.
La o primă vedere, câteva aspecte pot fi luate în calcul:

• • • asumarea activității de către angajator ar presupune desfășurarea activității de resurse umane în mod direct de către conducerea angajatorului. În caz contrar (când persoane care nu sunt în conducere au astfel de atribuții), ar trebui desemnați în mod formal angajații cu atribuții de resurse umane și salarizare (în măsura în care aceste chestiuni nu au fost deja reglementate prin contractul de muncă și fișa postului);
    • la nivelul grupurilor de companii, ar trebui analizat dacă mai este fezabilă prestarea activității de resurse umane și salarizare de către entități din grup, ca servicii integrate, având în vedere că serviciile externe contractate trebuie să fie servicii specializate în resurse umane și salarizare.

În măsura în care se va dori menținerea unei astfel de abordări, entitatea care oferă servicii de resurse umane către afiliații acesteia va trebui să se asigure că îndeplinește condițiie legale prevăzute de Codul muncii.

Ca un comentariu separat, din redactarea textului legal nu reiese în mod clar dacă, în situația contractării serviciilor externe specializate în resurse umane şi salarizare, este necesar ca expertul în legislaţia muncii ce coordonează această activitate să fie angajat în mod direct de către angajatorul care apelează la această alternativă sau acesta trebuie să fie efectiv angajat al prestatorului de servicii (coordonând activitatea prestatorului, în general). Așadar, ramâne de clarificat dacă soluția contractării unui astfel de serviciu prezintă, într-adevăr, avantajul externalizării în întregime a activității de resurse umane ori angajatorii vor trebui, totuși, să se asigure că în cadrul acestora există cel puțin un expert în legislaţia muncii (chiar ca poziție distinctă în organigramă).

• assuming the specific responsibilities by the employer would imply that the human resources activity is directly performed by the employer’s management. On the contrary (when individuals which are not part of the management have such responsibilities), employees having responsibilities regarding the human resources and payroll activity should be formally appointed (to the extent that such appointment have not already been agreed under the employment agreement and the job description);
• in case of group of companies, it should be assessed whether it is further feasible that group entities could still be providing human resources and payroll services, as integrated services, taking into account that external services which are contracted should be specialized services for human resources and payroll.

To the extent that such an approach is intended to be maintained, the entity providing human resources to its affiliates should ensure itself meeting the legal requirements provided by the Labor Code.

As a separate note, the wording of the legal provision does not clearly state whether, in case of contracting external services for human resources and payroll, it is required for the expert in labor law which is coordinating such an activity to be directly employed by the respective employer or such an expert should be effectively employed by the services provided (generally coordinating the provider’s activity). Therefore, is should be further clarified if the alternative of contracting such services is indeed implying the advantage of entirely externalizing the human resources activity or if the employers will actually have to ensure that they employ at least an expert in labor law (even as a distinct role within the organizational chart).

• oricare dintre părți se poate adresa consultantului extern în vederea deschiderii procedurii de conciliere a conflictului individual de muncă; acesta va transmite celeilalte părți invitația scrisă, prin mijloacele de comunicare prevăzute în contractul individual de muncă;

• any party is entitled to call the external consultant in order for the latter to initiate the proceedings of conciliation of the individual labor dispute; the consultant should provide the other party with the written invitation to conciliation, by the specific communication alternatives provided under the individual employment agreement;

• data deschiderii procedurii de conciliere nu poate depăși 5 zile lucrătoare de la data comunicării invitației privind deschiderea procedurii de conciliere;

• the date for initiation of the conciliation proceedings could not exceed 5 working days as of the invitation is provided;

• în cazul în care, ca urmare a dezbaterilor, se ajunge la o soluție, consultantul extern va redacta un acord care va conține înțelegerea părților și modalitatea de stingere a conflictului; acordul va fi semnat de către părți și de către consultantul extern și va produce efecte de la data semnării sau de la data expres prevăzută în acesta;

• to the extent that, following the debates, a settlement is reached, the external consultant should draft an agreement including the parties’ settlement and the manner for closing the conflict; the agreement should be signed by all parties and by the consultant and should produce effects as of the signing date or the date provided under the agreement;

• procedura concilierii se închide prin întocmirea unui proces-verbal semnat de către părți și de către consultantul extern, în următoarele situații:

• the conciliation proceedings are finalized by means of executing a minute signed by the parties and the external consultant, in the following cases:

• • • prin încheierea unei înțelegeri între părți în urma soluționării conflictului;
    • prin constatarea de către consultantul extern a eșuării concilierii;
    • prin neprezentarea uneia dintre părți la data stabilită în invitația la conciliere.

• • • a settlement is reached by the parties and the conflict is finalized;
    • the external consultant decides that the conciliation had no success;
    • one party is not present at the meeting, at the date provided in the invitation for conciliation.

• în cazul în care părțile au încheiat numai o înțelegere parțială sau în măsura în care concilierea a eșuat ori una din părți nu s-a prezentat la data stabilită în invitație, orice parte se poate adresa instanței competente în vederea soluționării în totalitate a conflictului individual de muncă.

• to the extent that the parties have only entered into a partial settlement or if the conciliation has failed or one party was not present at the meeting, at the date provided in the invitation for conciliation, any party is entitled to address the issue to a court of law in order to finally solve the individual labor dispute.

Dispozițiile nou introduse privind concilierea pot ridica, cel puțin la o primă vedere, o serie de implicații practice dintre care ar fi util de menționat următoarele:

• • procedura concilierii poate funcționa doar dacă este prevăzută în contractul individual de muncă, ceea ce ar conduce la necesitatea de a agrea o astfel de clauză între părți. În măsura în care există un acord între angajat și angajator, posibilitatea recurgerii la conciliere s-ar putea agrea și formaliza în scris inclusiv în contextul apariției unui conflict.
  • la o primă vedere, pare că dispozițiile privind concilierea au în vedere apelarea la un singur consultant extern care să soluționeze conflictul de muncă. Ar putea apărea însă probleme practice în măsura în care părțile nu se înțeleg cu privire la persoana consultantului.
  • în afară de posibilitatea apelării la conciliere, ca modalitate de soluționare a unui conflict de muncă, ar fi util de clarificat dacă, principial, se pot agrea și anumite condiții de desemnare a unui consulant, pentru a facilita alegerea ulterioară a părților (cu respectarea principiului libertății de alegere a consultantului extern).

S-ar putea, totodată, aprecia că dispozițiile legale nu exclud, de plano, posibilitatea alegerii unui consultant de la momentul agreării clauzei privind concilierea (dacă există un acord în acest sens). Astfel, ar putea fi evitată situația în care, la apariția unui conflict de muncă, fiecare parte apelează la un consultant diferit în vederea concilierii, care va deschide procedura de conciliere.

• • ar mai fi util de luat în considerare că, odată agreată clauza privind concilierea, în măsura în care una din părți apelează în mod direct la instanța de judecată pentru soluționarea conflictului, cealaltă parte ar putea invoca existența clauzei pentru a obține respingerea acțiunii formulate.

Clauza privind concilierea dă naștere, așadar, unei etape prealabile inițierii unei acțiuni în instanță, oricare din părți putându-se adresa instanței doar (i) atunci când părţile au încheiat numai o înţelegere parţială ori (ii) când s-a constat, de către consultantul extern, eşuarea concilierii sau (iii) în situația neprezentării uneia dintre părţi la data stabilită în invitaţia la conciliere.

• • procedura concilierii reglementată de Codul muncii facilitează soluționarea amiabilă a oricărui conflict individual de muncă (în legătură cu orice aspecte care derivă din contractul individual de muncă), spre deosebire de legislația aplicabilă medierii care limitează posibilitatea soluționării unui conflict de muncă doar în privința acelor drepturi de care părțile pot dispune (ceea ce restrânge posibilitatea medierii doar la unele aspecte din raporturile de muncă).

The provisions regarding conciliation which are newly in force may have, at least at a first look, certain implications out of which the following could be relevant:

• • the conciliation proceedings could only work if it is agreed upon under the individual employment agreement, which implies the need for the parties to agree upon such a clause. If there is a consensus between the employer and the employee, conciliation could be agreed upon and formalized in writing even if a dispute has already arisen.
  • also, at a first look, it appears that the legal provision regarding conciliation are aimed to ensure that a single external consultant may be involved for the settlement of the labor dispute. Practical issues of concern may arise if the parties do fail to reach a consensus regarding the consultant.
  • in addition to conciliation, as an alternative to for the settlement of a legal dispute, it would be useful to clarify whether, as a matter of principle, the parties are entitled to agree upon certain conditions for the appointment of the consultant, thus facilitating their option at a later stage (bearing in mind the principle of the parties being free to choose the external consultant).

It might be also considered that the legal provisions do not exclude, de plano, the possibility for the parties to opt for a consultant as of the moment when they do agree upon the conciliation related clause (if a mutual agreement is reached). In such a case, it could be avoided that the parties do opt for a different consultant for conciliation, when a labor dispute arises.

• • It might be also relevant to note that, once the conciliation related clause is agreed upon, if one party is directly addressing the labor dispute to a court of law, the other party could argue that the conciliation clause is actually an argument for the claim being rejected.

Thus, the conciliation clause do imply a preliminary step towards making a legal claim in front of a court of law, any party being entitled to address to such a court of law only (i) if the parties have only reached a partial settlement or (ii) when the external consultant decided that the conciliation has failed or (iii) if one party is not present at the meeting, at the date provided in the invitation for conciliation.

• • the conciliation procedure provided by the Labor code is aimed to facilitate the amicable settlement of any individual labor dispute (with respect to any issue deriving from the individual employment agreement), as opposed to the mediation law which is limiting the options for the settlement of an individual labor dispute only to those rights which could be settled upon by the parties (which is restricting the alternative for mediation only to certain labor related issues).

• • implicării unui consultant extern specializat în legislația muncii care să efectueze cercetarea disciplinară; și
  • apelării, de către angajat, la asistență nu doar din partea unui avocat sau membru al sindicatului în cursul cercetării disciplinare (cum era în vechea reglementare).

• Following the new legal amendments, the Labor code is expressly granting the option:for an external consultant which is specialized in labor law to be involved in the disciplinary inquiry; and
• for the employee to be assisted not only by an attorney-at-law or by a representative of the trade union during the disciplinary inquiry (as this was provided by the prior legal provisions).