Clarifications concerning the application of the anti-money laundering legislation

1. credit institutions – Romanian legal persons and branches of credit institutions – foreign legal persons;
2. financial institutions – Romanian legal entities and the branches of financial institutions – foreign legal entities;
3. managers of private pension funds, in their own name and for the private pension funds they manage, except for occupational pension houses;
4. providers of gambling services;
5. auditors, the accounting experts and authorized accountants, auditors, persons who provide fiscal, financial, business or accounting advice;
6. public notaries, lawyers, executors and other persons exercising liberal legal professions, if they provide assistance for the preparation or completion of operations for their clients regarding the purchase or sale of immovable property, shares, equity or business, administration of financial instruments, securities or other assets of clients, operations or transactions involving an amount of money or a transfer of property, the establishment or administration of bank accounts, savings or financial instruments, the organization of the underwriting process necessary for the establishment, operation or administration of a company; the establishment, administration or management of such companies, collective investment undertakings in securities or other similar structures, as well as if they participate on behalf or for their clients in any operation of financial character or aiming at immovable property;
7. service providers for companies or trusts, other than those provided in letters e) and f);
8. real estate agents; and
9. other entities and natural persons who sell, as professionals, goods or services, insofar as they carry out cash transactions whose minimum limit represents the equivalent in lei of 10,000 Euro, regardless of whether the transaction is performed through a single operation or through several operations that have a connection between them.

Out of these, the two who can create confusion are those mentioned in letters g) and i) above.

1. instituţiile de credit persoane juridice române şi sucursalele instituţiilor de credit persoane juridice străine;
2. instituţiile financiare persoane juridice române şi sucursalele instituţiilor financiare persoane juridice străine;
3. administratorii de fonduri de pensii private, în nume propriu şi pentru fondurile de pensii private pe care le administrează, cu excepţia caselor de pensii ocupaţionale profesionale;
4. furnizorii de servicii de jocuri de noroc;
5. auditorii, experţii contabili şi contabilii autorizaţi, cenzorii, persoanele care acordă consultanţă fiscală, financiară, de afaceri sau contabilă;
6. notarii publici, avocaţii, executorii judecătoreşti şi alte persoane care exercită profesii juridice liberale, în cazul în care acordă asistenţă pentru întocmirea sau perfectarea de operaţiuni pentru clienţii lor privind cumpărarea ori vânzarea de bunuri imobile, acţiuni sau părţi sociale ori elemente ale fondului de comerţ, administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clienţilor, operaţiuni sau tranzacţii care implică o sumă de bani sau un transfer de proprietate, constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare, organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, funcţionării sau administrării unei societăţi; constituirea, administrarea ori conducerea unor astfel de societăţi, organismelor de plasament colectiv în valori mobiliare sau a altor structuri similare, precum şi în cazul în care participă în numele sau pentru clienţii lor în orice operaţiune cu caracter financiar ori vizând bunuri imobile;
7. furnizorii de servicii pentru societăţi sau fiducii, alţii decât cei prevăzuţi la lit. e) şi f);
8. agenţii imobiliari; și
9. alte entităţi şi persoane fizice care comercializează, în calitate de profesionişti, bunuri sau prestează servicii, în măsura în care efectuează tranzacţii în numerar a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 Euro, indiferent dacă tranzacţia se execută printr-o singură operaţiune sau prin mai multe operaţiuni care au o legătură între ele.

Din aceste categorii, două care pot crea confuzie sunt cele subliniate, menționate la lit. g) și i) de mai sus.

1. establishes companies or other legal persons;
2. exercise the function of director or administrator of a company or has the status of partner within a partnership or joint venture or a similar quality within other legal persons or intermediates so that another person exercises these functions or qualities;
3. provides a registered office, a chosen residence or any other service related to a company or any other legal person or similar legal entity;
4. exercises the quality of trustee in a trust or similar construction or intermediary for another person to exercise that quality;
5. acts or intermediates for another person to act as a shareholder for a legal person, other than a company whose shares are traded on a regulated market that is subject to advertising requirements in accordance with European Union law or standards set at international level.

Art. 3 let. e) from the Implementation Norms comes with a further clarification and indicates that in the category of service providers for companies and trusts, as defined by the Law, the entities that carry out activities according to NACE classes also include: (i) 6420 – activities of holding companies – this class includes activities of holding companies, for example units that hold assets (having different levels of control of shares) of a group of subsidiaries and whose main activity is the management of the shares (properties) of the group; and (ii) 6820 – renting and leasing of own or leased real estate – this class includes: leasing and leasing of own or leased real estate: apartment buildings and individual residences, non-residential buildings, including trade show venues, warehouses, land, supplies and apartments furnished or unfurnished for use for longer periods, usually monthly or annually; this class also includes the development of construction projects for personal leasing and the operation of sites for mobile homes.

Thus, we are concerned with the companies from point 3 of art. 2 let. l) of the Law – those that provide a registered office, a chosen residence or any other service related to a company or any other legal person or similar legal construction, which will include, according to the clarification provided by the Norms of application of Law no. 129/2019, those companies that lease real estate assets, for professional purposes, to other companies, so that the latter establish a registered office or residence or any other secondary office, assimilated to them.

These companies fall into the category of reporting entities, along with those that provide, generically speaking, various services regarding companies – business consulting, setting up companies, personal administration, etc.

Regarding the category from point i) of art. 5 of Law no. 129/2019 – other entities and natural persons who market, as professionals, goods or services, insofar as they carry out cash transactions whose minimum limit represents the equivalent in lei of 10,000 Euros, regardless of whether the transaction is executed through a single operation or through several operations that have a connection between them, this category includes practically any entity or natural person, who sells goods or provides professional services, but only insofar as they carry out cash transactions of at least Euro 10,000.

However, cash transactions in the case of legal entities are limited according to the provisions of Law no. 70/2015 for the strengthening of the financial discipline regarding the operations of cash receipts and payments to Lei 5,000 Lei or Lei 10,000 per day, depending on the category of collection or payment.

Thus, the provisions of Law no. 129/2019 must also be corroborated with those of Law no. 70/2015, following those transactions executed through several operations that are related to each other and which, even if they respect the daily limit of cash trading provided by Law no. 70/2015, added as value exceed the minimum limit of Euro 10,000, equivalent in Lei. Such transactions should be reported to ONPCSB, with suspicions regarding the source of funds.

1. constituie societăţi sau alte persoane juridice;
2. exercită funcţia de director ori administrator al unei societăţi sau are calitatea de asociat al unei societăţi de persoane sau al unei asocieri în participaţie ori o calitate similară în cadrul altor persoane juridice sau intermediază ca o altă persoană să exercite aceste funcţii ori calităţi;
3. furnizează un sediu social, un domiciliu ales sau orice alt serviciu legat de o societate sau orice altă persoană juridică ori construcţie juridică similară;
4. exercită calitatea de fiduciar într-o fiducie sau într-o construcţie similară acesteia sau intermediază ca o altă persoană să exercite această calitate;
5. acţionează sau intermediază ca o altă persoană să acţioneze ca acţionar pentru o persoană juridică, alta decât o societate ale cărei acţiuni sunt tranzacţionate pe o piaţă reglementată care este supusă unor cerinţe de publicitate în conformitate cu legislaţia Uniunii Europene sau cu standarde fixate la nivel internaţional.

Art. 3 lit. e) din Normele de aplicare vine cu o clarificare suplimentară și indică că în categoria furnizorilor de servicii pentru societăți și fiducii, astfel cum sunt definiți de Lege, intră și entitățile ce desfășoară activități conform claselor CAEN: (i) 6420 – activități ale holdingurilor – această clasă include activități ale companiilor de tip holding, de exemplu unități ce dețin active (deținând diverse niveluri de control al acțiunilor) ale unui grup de filiale și a căror principală activitate este administrarea acțiunilor (proprietăților) grupului; și (ii) 6820 – închirierea și subînchirierea bunurilor imobiliare proprii sau în leasing – această clasă include: închirierea și subînchirierea bunurilor imobiliare proprii sau închiriate: clădiri de apartamente și locuințe individuale, clădiri nerezidențiale, inclusiv pavilioane expoziționale, depozite, terenuri, furnizarea de case și apartamente mobilate sau nemobilate pentru utilizare pe perioade mai mari, de obicei lunară sau anuală; această clasă include de asemenea dezvoltarea proiectelor de construcții pentru subînchiriere personală și exploatarea amplasamentelor pentru locuințe mobile (case mobile).

De interes sunt astfel societățile de la pct. 3 din art. 2 lit. l) din Lege – cele care furnizează un sediu social, un domiciliu ales sau orice alt serviciu legat de o societate sau orice altă persoană juridică ori construcţie juridică similară, în care vor intra, potrivit clarificării aduse de Normele de aplicare, acele societăți care închiriaza bunuri imobiliare, cu titlu profesional, unor altor societăți, pentru ca acestea din urmă să-și stabilească un sediu social sau domiciliu ales sau orice alt sediu secundar, asimilat acestora.

Aceste societăți intră în consecință în categoria entităților raportoare, alături și de acelea care prestează, generic vorbind, diverse servicii privind societățile – consultanță de afaceri, înființare societăți, administrare personal, ș.a.

În ceea ce privește categoria de la pct. i) din art. 5 din Legea nr. 129/2019 – alte entităţi şi persoane fizice care comercializează, în calitate de profesionişti, bunuri sau prestează servicii, în măsura în care efectuează tranzacţii în numerar a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 Euro, indiferent dacă tranzacţia se execută printr-o singură operaţiune sau prin mai multe operaţiuni care au o legătură între ele, aceasta categorie include practic orice entitate sau persoană fizică, care comercializează bunuri sau prestează servicii cu titlu profesional, însă doar în măsura în care efectuează tranzacții în numerar de cel puțin 10.000 Euro.

Or, tranzacțiile în numerar în cazul persoanelor juridice sunt limitate conform prevederilor Legii nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar la valori de 5.000 Lei sau 10.000 Lei pe zi, în funcție de categoria de încasare sau plată.

Astfel, prevederile Legii nr. 129/2019 trebuie coroborate și cele ale Legii nr. 70/2015, urmărindu-se acele tranzacții executate prin mai multe operațiuni ce au legătură între ele și care, chiar dacă respectă limita zilnică de tranzacționare cu numerar prevăzută de Legea nr. 70/2015, însumate ca valoare depășesc limita minimă de 10.000 Euro, echivalent în Lei. Astfel de tranzacții trebuie raportate către ONPCSB, existând suspiciuni cu privire la sursa fondurilor.

• the persons designated to be in charge with the application of the Law must be appointed by the legal representatives of the reporting entities following an internal test to confirm that they are suitable and appropriate to fulfill the respective tasks, testing that will be resumed at least once a year;
• in the process of selecting the designated persons, their skills and knowledge in the field of money laundering and terrorist financing should be taken into consideration, both before being appointed and subsequently, continuously, as well as their professional reputation, which can be based on the criminal record and references of previous employers;
• for the purpose of testing the rules, procedures, mechanisms and policies to be issued by reporting entities, referred to as entities regulated by the Norms, they have the obligation to ensure an independent audit function when, in the last financial year ended, they exceed at least two of the following criteria: (i) total assets: Lei 5,000,000; total net turnover: Lei 10,000,000; and the average number of employees: 30;
• regarding the process of verification and proper training of employees, this is achieved at least by imposing adequate standards for hiring persons with responsibilities in applying the provisions provided by the Law, including in the job descriptions of employees the specific and concrete tasks that they have, periodic evaluation of their knowledge and obligations, but also participation in training programs aimed at recognizing the employees of operations that may be related to money laundering or terrorist financing;
• simplified measures are provided for the purpose of knowing the client, which may be applied depending on the risk of the regulated entities: a) limiting the extension, type or time allocated to the client’s knowledge measures; b) obtaining a smaller volume of information regarding customer identification; c) simplification of the checks performed on the identity of the clients; d) reducing the frequency of updating information regarding the identification of clients during the business relationship; e) reducing the intensity of extension and the degree of monitoring and verification of transactions;
• additional measures are provided for the purpose of knowing the client: a) obtaining additional information regarding the proxy, the beneficial owner, the headquarters, the occupation, the source of income, the volume of assets, etc. and other information available from public databases; b) conducting additional searches, such as internet searches using independent and open sources; c) obtaining additional information and, as the case may be, justification through related documents regarding the nature of the business relationship and the source of the client’s funds/assets; d) obtaining information on the reasons underlying the transactions; e) lowering the 25% threshold provided for in the definition of the beneficial owner from art. 4 paragraph (2) letter a) and d) of the Law; f) conducting additional monitoring of the business relationship, by increasing the number and duration of the checks carried out and selecting the transaction models that require additional checks; g) raising awareness, in the case of transactions and clients with high risk, in all departments that have a business relationship with the client, including the possibility of additional information of the personnel responsible for the client;
• for the application of the know the client measures, the regulated entities will keep from each client, including for the beneficial owner, the data provided in the following documents: (a) for natural persons – the identification data provided in the identity cards, passports or permits of residence; and (b) for legal persons, but also for their beneficial owners – the identification data from the articles of association of the regulated entities, the certificates of registration or their extracts, documents showing the identity of the beneficial owner, as well as fiscal certificates and, as the case may be, tax residence certificates issued by national / international tax authorities;

• persoanele desemnate cu responsabilități în aplicarea Legii trebuie numite de reprezentanții legali ai entităților raportoare în urma unei testări interne care să confirme că sunt potriviți și adecvați pentru a îndeplini atribuțiile respective, testare ce va fi reluată cel puțin o dată pe an;
• în procesul de selecție a persoanelor desemnate, trebuie avute în vedere abilitățile și cunoștințele acestora în domeniul prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului, atât înainte de a fi desemnate, cât și ulterior, în mod continuu, precum și reputația profesională a acestora, care poate avea la bază inclusiv cazierul judiciar și referințe ale angajatorilor anteriori;
• în scopul testării normelor, procedurilor, mecanismelor și politicilor ce trebuie emise de entitățile raportoare, denumite entități reglementate de Norme, acestea au obligația de a asigura o funcție de audit independent atunci când, în ultimul exercițiu financiar încheiat, depășesc cel puțin două dintre următoarele criterii: (i) total active: 5.000.000 Lei; total cifră de afaceri netă: 10.000.000 Lei; și numărul mediu de salariați: 30;
• în ceea ce privește procesul de verificare și instruire corespunzătoare a angajaților, acesta se realizează cel puțin prin impunerea de standarde adecvate la angajarea persoanelor cu responsabilități în aplicarea dispozițiilor prevăzute de Lege, includerea în fișele de post ale angajaților a atribuțiilor specifice și concrete ce le revin, evaluarea periodică a cunoștințelor în materie a acestora și a obligațiilor ce le revin, dar și participarea la programe de instruire având ca scop recunoașterea de către angajați a operațiunilor care pot avea legătură cu spălarea banilor sau cu finanțarea terorismului;
• sunt oferite cu titlu exemplificativ măsuri simplificate de cunoaștere a clientelei, care pot fi aplicate în funcție de risc de entitățile reglementate: a) limitarea extinderii, tipului sau timpului alocat măsurilor de cunoaştere a clientelei; b) obţinerea unui volum mai redus de informaţii referitoare la identificarea clientului; c) simplificarea verificărilor efectuate cu privire la identitatea clienţilor; d) reducerea frecvenţei actualizărilor informaţiilor privind identificarea clienţilor pe parcursul relaţiei de afaceri; e) reducerea intensităţii extinderii şi gradului de monitorizare şi verificare a tranzacţiilor;
• și sunt oferite cu titlu exemplicativ și măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei: a) obţinerea de informaţii suplimentare cu privire la împuternicit, beneficiarul real, sediul, ocupaţia, sursa de venit, volumul activelor etc. şi alte informaţii disponibile din baze de date publice; b) efectuarea de căutări suplimentare, cum ar fi căutări pe internet folosind surse independente şi deschise; c) obţinerea de informaţii suplimentare şi, după caz, justificarea prin documente aferente cu privire la natura relaţiei de afaceri şi a sursei fondurilor/activelor clientului; d) obţinerea de informaţii despre motivele care stau la baza efectuării tranzacţiilor; e) scăderea pragului de 25% prevăzut la definiţia beneficiarului real de la art. 4 alin. (2) lit. a) şi d) din Lege; f) efectuarea de monitorizări suplimentare a relaţiei de afaceri, prin creşterea numărului şi duratei verificărilor efectuate şi selectarea modelelor de tranzacţii care necesită verificări suplimentare; g) creşterea gradului de conştientizare, în cazul tranzacţiilor şi clienţilor cu risc ridicat, în toate departamentele care au o relaţie de afaceri cu clientul, inclusiv posibilitatea de informare suplimentară a personalului care răspunde de respectivul client;
• pentru aplicarea măsurilor de cunoaștere a clientelei, entitățile reglementate vor reține de la fiecare client, inclusiv pentru beneficiarul real, datele prevăzute în următoarele documente: (a) pentru persoane fizice – datele de identificare prevăzute în cărțile/buletinele de identitate, pașapoarte sau permise de ședere; iar (b) pentru persoane juridice, dar și pentru beneficiarii reali ai acestora – datele de identificare din actele de constituire a entităților reglementate, certificatele de înregistrare sau extrase ale acestora, documente din care să rezulte identitatea beneficiarului real, precum și certificate de atestare fiscală și, după caz, certificate de rezidență fiscală emise de autoritățile fiscale naționale/internaționale.